Rekisteriseloste

Henkilötietolaki (523/99) 10 §
Laatimispäivä 2.5.2018

1. Rekisterin pitäjä

Keravan musiikkiopistoyhdistys ry
Asemantie 6, 04200 Kerava

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Maija Issakainen, toimistosihteeri
toimisto@keravanmusiikkiopisto.fi
p. 041-529 7623

3. Rekisterin nimi

Musiikkiopiston hakija, oppilas- ja huoltajarekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus)

Keravan musiikkiopiston hakija, oppilas- ja huoltajarekisteriin kerätään tiedot hakijan, oppilaaksi hyväksytyn / oppilaan ja huoltajan yksilöimiseksi ja yhteydenottoa varten.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kerätään seuraavat pakolliset henkilötiedot; sukunimi, kutsumanimi, syntymäaika, opiskelijalle henkilön yksilöimiseksi, todistuksia ja laskutusta varten (Taiteen perusopetuksen laajan oppimäärän opetussuunnitelman perusteet; 6 luku, 13 §), huoltajan syntymäaika henkilön yksilöimiseksi ja laskutusta varten, osoite postitusta varten, puhelinnumero peruutuksista ja muutoksista tiedottamista varten, kotikunta tilastointia varten, sähköpostiosoite ilmoittautumisen vahvistusilmoitusta ja tiedottamista varten, äidinkieli tilastointia varten, kansalaisuus tilastointia varten, julkaisuluvat oppilaan tietojen käyttämiseen viestittämiseen liittyen.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterinpitäjä rekisteröi Keravan musiikkiopistoon hakijoista ne tiedot, jotka hakija itse ilmoittaa verkkosivustoa käyttäessään.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto

Säännönmukaisia tietojen luovutuksia kolmansille osapuolille ei tehdä, eikä myöskään tietojen luovutuksia EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Rekisterin käyttöoikeus vain oppilaitoksen henkilökunnalla ja ylläpito-oikeus järjestelmän ylläpitäjällä (Oksidia Oy, 2452164-4). Rekisterin tietoja ei luovuteta ulkopuolisten käyttöön muutoin kuin perintätapauksissa. Asiakkaalla on henkilörekisterilain (Henkilötietolaki 523/1999, 10§) mukainen oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja on opiston tietokannassa.
Rekisteröity henkilö voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti opiston rekisteriasioista hoitavalle henkilölle. Tarkastusoikeus toteutetaan viimeistään viikon kuluessa pyynnön esittämisestä. Rekisteriin ei sisälly sellaisia tietoja, joiden osalta tarkastusoikeutta ei voisi toteuttaa.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Keravan musiikkiopistoon tiedot on tallennettu rekisterinpitäjän järjestelmään, joka on
suojattu käyttöjärjestelmän suojausohjelmiston avulla. Hakijarekisteriin sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Järjestelmä on suojattu palomuurilla ja virustorjuntaohjelmalla. Järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät käsiksi ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt Keravan musiikkiopistoyhdistys ry:n työntekijät. Rekisterin sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa tiloissa. Rekisterissä olevia tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille, suoramarkkinointiin, markkina- ja mielipidetutkimuksiin, henkilömatrikkeleihin eikä sukututkimuksiin.

Kohta 8. – vain tietyt, ennalta määritellyt Keravan musiikkiopistoyhdistys ry:n työntekijät.
Näitä henkilöitä ovat:
• rehtori (kaikki henkilötiedot)
• apulaisrehtori (kaikki henkilötiedot)
• talouspäällikkö (kaikki henkilötiedot)
• toimistosihteeri (kaikki henkilötiedot)
• kolme vastuuopettajaa (mlk, mupe ja amp) (kaikki henkilötiedot)
• opettajat (omien oppilaiden nimet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet, sekä huoltajien nimet, puhelinnumerot ja sähköpostiosoitteet).